過去のeラーニングを「社内資産」にする、コンテンツ管理の方法


本文書では、過去のeラーニングコンテンツを未来に活かすための、コンテンツ管理方法についてお話します。eラーニングコンテンツだけでなく、さまざまなファイルの管理に使えますので、ぜひお役立てください。

読了:3分



「前任者からコンテンツを引き継いだけど、・・・・ごちゃごちゃ。これはいったい何のファイル?」「いっぱいあるけど、結局どれを見ればいいの?」などということはありませんか?

なぜごちゃごちゃになってしまうのでしょうか。

データがごちゃごちゃしやすい理由

理由は、2つあります。

  1. 「データの種類」が多い
  2. 関係者が多く「レビューの回数」が多くなりがち

eラーニングはさまざまな素材を組み合わせて作られています(文章、画像、音声、動画、PowerPoint、PDF・・・)。さらに、キチンとしたコンテンツになるほど、周辺ドキュメントも多いです(企画書、設計書、テスト仕様書・・・)。

そして、重要なコンテンツになるほど関係者が増え、レビューの回数が増えます。結果として、レビューの回数分、改良されたデータが発生していきます(途中のデータ、FIXデータ・・・)。

その時の忙しさに負けて、これらのデータを適当に置いておくと・・・・・「なにこのファイル?あっちのと何が違うの?捨てていいのかわからない!」のように、未来の自分や、未来の担当者を困らせてしまうのです。

すっきりきれいなコンテンツ管理方法

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フォルダのトップは、講座名にするとよいでしょう。決まっていない場合は、仮タイトルにしておき、あとで変更します。フォルダ名の頭には、作成年月を入れると探しやすくなります。eラーニングの作成には多少の時間がかかるので、「年月日」ではなく、「年月」くらいの指定がおすすめです。「年月」ではなく「月日」をつける人がいますが、ぜひ「年」を入れることをお勧めします。その時は月日だけで十分に思えるのですが、未来はあっという間に来ます。そして、「これは去年のデータ?それともおととし?」と迷わせてしまうのです。

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講座ごとのフォルダの中には、データを工程ごとにフォルダわけして整頓します。

フォルダは、できるだけ工程の早い順に並んでいるとわかりやすいですね。フォルダの先頭を数字にして、ファイル名でソートしてきれいに並ぶようにしましょう。「01.」でなく「010.」のように、下一桁に余裕を持たせているのは、途中にフォルダを足せるようにするためです。

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たとえば、この例では「010.設計書フォルダ」の下に「011.動作環境仕様書」というフォルダを作成しています。もし下一桁に余裕がないと、フォルダの数字をたくさんつけ直さなければなりません。

「999.一時保管(不要になったら即削除)」フォルダは、とりあえずの一時置き場として便利です。ただし、うっかりするとこのフォルダが膨らんでしまうので、あくまで一時おきであること、すぐに削除してほしいことを関係者に周知するようにします。

サブフォルダにも工夫を

各フォルダの配下には、情報を整頓して入れられるようなサブフォルダを作ってデータを格納します。

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「030. コンテンツ(レビュー)」フォルダには、レビュー対象のコンテンツと、それに対する指摘事項を入れておくことで、「直してくれと言った、言わない」を防止できます(ただし、気軽なコンテンツの場合は指摘事項の格納は省略してもよいでしょう)。

レビューを経て出来上がったコンテンツは「040. コンテンツ(FIX)」フォルダに格納します。

「020. 素材データ」フォルダの下には、古い素材と最新の素材を入れます(下図のa.)。

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素材ができ次第「素材データ」フォルダに格納しておいて、新しい素材に差し替えるときに、古い素材を「old」フォルダに移動するイメージです。うっかり新旧素材が混ざっても判断できるように、ファイル名の末尾に「ver1、ver2、ver3」「a、b、c」などのバージョン管理ができる情報をつけます。大掛かりなコンテンツで、素材の種類、数が多くてわかりにくい場合は、上図のb.のように種類ごとにフォルダ分けしてもいいでしょう(ただし「古いデータを削除したい」というときは、a.の方式のほうがわかりやすいし、作業が早いです)。

ここまで整頓できていれば、簡単にデータを生かすことができます。

  • 去年の音声ファイルを流用したい
    → 「素材データ」から取り出して使おう!
  • ファイルサーバーの容量を削減したい
    →「素材データ>old」 「コンテンツ(レビュー)」「一時保管」は削除しよう!

ひな形にしておけば完璧

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最後に、これらのフォルダのひな形フォルダを作成しておき、コピーして使うとよいでしょう。フォルダ作成の手間を省略できますし、コンテンツ間でおおまかなフォルダ構成を統一できます。

おわりに

過去のeラーニングコンテンツを未来に活かすコンテンツ管理方法について紹介しました。ポイントは、事前にフォルダを用意しておいて、製作工程ごとにデータを放り込んでいくことで、自然と整理整頓ができるようにすることです。

「混ぜればごみ、分ければ資源」の心で、手間をかけずに、未来にデータを渡せるとよいですね。

高濱洋子

「仕事と成長のよい循環」に関心があります。企業向けITインストラクターを経験後、テクニカルライティング(業務・システムマニュアル)、企業向けeラーニングの制作、導入に携わる。現在はロゴスウェア株式会社勤務。

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